Довідка про податкове резидентство України: як отримати онлайн

Довідку-підтвердження статусу податкового резидента України ДПС видає безоплатно. Онлайн заяву подають в Електронному кабінеті: фізичні особи — за формою F1308202, юридичні — за формою J1308202, а довідку або обґрунтовану відмову надають протягом 10 календарних днів з дати отримання заяви. Заяву подають через кабінет ДПС, а не в застосунку Дія: Дія.Підпис лише один зі способів входу до кабінету.

Навіщо потрібна довідка про податкове резидентство

Документ підтверджує, що особа є податковим резидентом України у розумінні конкретного договору про уникнення подвійного оподаткування. Його подають за кордон, щоб застосувати такий договір до доходів з іноземних джерел: отримати звільнення від податку чи знижену ставку або повернути податок, уже сплачений в іншій країні. Саме з цією метою довідку видають за Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 19.08.2022 № 248.

Довідку оформлюють щодо конкретної держави, з якою Україна має договір про уникнення подвійного оподаткування; перелік таких договорів публікує Міністерство фінансів. Попросити документ може іноземна компанія, яка виплачує дохід, або податковий орган іншої держави. Тому з ним можуть стикатися ФОП і компанії, що експортують послуги й виставляють інвойси іноземним клієнтам, а також люди, які отримують з-за кордону проценти, дивіденди чи роялті.

Довідка видається за конкретний рік і для конкретної країни, тож у заяві зазначають і рік, і державу, для якої документ потрібен.

Хто вважається податковим резидентом України

Критерії визначає підпункт 14.1.213 Податкового кодексу України. Для юридичних осіб правило коротке: резидентами є ті, що утворені й діють відповідно до законодавства України, незалежно від місцезнаходження. Для фізичних осіб кодекс задає ланцюжок, і кожен наступний критерій застосовують, лише коли попередній не дає відповіді:

1. місце проживання в Україні;
2. якщо житло є і за кордоном — місце постійного проживання в Україні;
3. якщо постійне житло є в обох країнах — центр життєвих інтересів, тобто тісніші особисті чи економічні зв’язки з Україною;
4. якщо центр життєвих інтересів визначити не можна або постійного житла немає в жодній державі — перебування в Україні щонайменше 183 дні за податковий рік, включно з днями приїзду та від’їзду;
5. якщо й це не допомагає — громадянство України.

Достатньою, але не єдиною ознакою центру життєвих інтересів кодекс називає місце постійного проживання членів сім’ї або реєстрацію особи як підприємця. Достатньою підставою вважати людину резидентом є також самостійне визначення основного місця проживання в Україні або реєстрація як самозайнятої особи. А от набуття статусу е-резидента достатньою умовою для визначення центру життєвих інтересів не вважається. Свій статус фізична особа визначає самостійно за цими критеріями.

Що означає правило 183 днів

Понад пів року за кордоном не робить людину нерезидентом автоматично. Тест 183 днів — лише четвертий крок: до нього доходять, коли не вдалося визначити центр життєвих інтересів або коли постійного житла немає в жодній країні. ДПС пояснює прямо: перебування в інших державах понад 183 дні саме по собі не є достатньою підставою для визначення резидентського статусу.

Країна, де людина живе, визначає резидентство за власним законодавством, тож особа може одночасно вважатися резидентом двох держав. У такому разі вирішують правила міжнародного договору: якщо він встановлює інші норми, ніж ПКУ, застосовують договір (п. 3.2 ст. 3 ПКУ). Якщо особа вважає, що її оподатковують не відповідно до договору, і договір дає таке право, вона може подати заяву про процедуру взаємного узгодження за статтею 108¹ ПКУ. Заяву подають до Мінфіну, а якщо договір визначає компетентним органом ДПС — до ДПС.

Як отримати довідку онлайн: покроково

1. Увійдіть до приватної частини Електронного кабінету. Доступ дає кваліфікований електронний підпис будь-якого надавача, вхід через id.gov.ua (BankID чи MobileID) або «хмарний» КЕП, зокрема Дія.Підпис.
2. У меню «Введення звітності» створіть заяву про підтвердження резидентського статусу для уникнення подвійного оподаткування: F1308202 для фізичних осіб або J1308202 для юридичних.
3. Заповніть дані: ім’я чи найменування українською та англійською, податковий номер (або серію й номер паспорта, якщо особа через релігійні переконання відмовилася від РНОКПП), адресу, громадянство для фізосіб, а також рік і країну, для якої потрібна довідка.
4. Позначте підставу резидентства. Компанія обирає реєстрацію в ЄДР, фізична особа — один із варіантів: реєстрація в ЄДР або Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, центр життєвих інтересів, місце постійного проживання, 183 дні в Україні чи «інше» з поясненням.
5. Оберіть форму довідки, електронну чи паперову, підпишіть заяву й надішліть.
6. Документи, що підкріплюють підставу, надсилайте окремим листом через меню «Листування з ДПС»: форма заяви додатків не передбачає, а файл має бути у форматі PDF розміром до 5 МБ.

Довідку або обґрунтовану відмову надають протягом 10 календарних днів з дати отримання заяви — такий строк встановлює пункт 5 Порядку, нагадує ДПС. Електронну довідку шукайте в меню «Вхідні/вихідні документи» за кодом F1408202 для фізосіб або J1408202 для юросіб; такі ідентифікатори називає ДПС у роз’ясненнях. Інші державні онлайн-сервіси ми розбираємо в рубриці «Цифрова держава».

Як перевірити електронну довідку

Документ можна переглянути, завантажити як інформаційний PDF або як пакет, засвідчений кваліфікованою електронною печаткою ДПС: це PDF-файл і файл .p7s з печаткою. Справжність перевіряють на сервісі Центрального засвідчувального органу, завантаживши обидва файли, — так пояснює ДПС. Тож іноземній стороні краще передавати весь пакет, а не лише PDF.

Паперова довідка: де і як подати заяву

Без кабінету заяву подають особисто, через представника або поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення. Звертатися треба до податкового органу за основним місцем обліку. Фізичні особи, які тимчасово перебувають поза населеним пунктом проживання або не мають постійного місця проживання, можуть подати заяву до будь-якого податкового органу. Уточнити, куди саме звертатися, можна в контакт-центрі ДПС за номером 0 800 501 007.

Паперову довідку забирають у податковому органі або отримують поштою — для цього до того ж органу надсилають лист у довільній формі. Представник компанії подає довіреність від керівника або іншої особи, уповноваженої установчими документами, представник фізособи чи ФОП — нотаріально посвідчену довіреність; в обох випадках потрібен і документ, що посвідчує особу.

За однією заявою видають один оригінал за конкретний рік, але кількість заяв не обмежена: якщо оригіналів треба кілька, подають кілька заяв, пояснює ДПС.

Якщо іноземна податкова має власний бланк

Коли податковий орган іншої країни вимагає підтвердження на своїй формі, у пункті 2 заяви просять підтвердити статус на документі за спеціальною формою іноземного компетентного органу. Такий бланк подають із перекладом українською, а податковий орган за основним місцем обліку засвідчує його підписом керівника, заступника чи уповноваженої особи та печаткою.

Апостиль на довідці про резидентство

Апостиль потрібен, коли його вимагає приймаюча сторона, і діє в державах — учасницях Гаазької конвенції 1961 року, перелік яких є на сайті HCCH. На документах податкових органів апостиль проставляє сама ДПС. За її роз’ясненням, це можливо на документах із підписом посадової особи податкового органу та печаткою, тож для апостилювання розраховуйте на паперову довідку.

Що потрібно, за даними ДПС:

• заява із назвою документа та країною, де його використовуватимуть;
• оригінал довідки або належно засвідчена копія;
• підтвердження оплати: три неоподатковувані мінімуми доходів громадян, тобто 51 грн; окремі пільгові категорії, зокрема особи з інвалідністю I і II груп, звільнені від плати за документами, що стосуються їх особисто.

Документи кладуть у скриньку для кореспонденції в приміщенні ДПС (Київ, Львівська площа, 8) або надсилають поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення. Строк — до 20 робочих днів. Документ з апостилем надсилають лише на адресу в Україні, але отримувачем у заяві можна вказати іншу людину, що зручно для тих, хто перебуває за кордоном.

Строк дії, минулі роки і причини відмови

Порядок не встановлює строку дії довідки, але в ній зазначено рік, за який підтверджено статус, тож чи приймати документ, виданий раніше, вирішує іноземна сторона. Довідку можна отримати за будь-який минулий рік, а за поточний — навіть посеред року, якщо є підстави.

Відмовити можуть, якщо:

• особа не відповідає критеріям резидентства з підпункту 14.1.213 ПКУ;
• немає даних про реєстрацію в ЄДР (для компаній і ФОП) або в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків;
• відомості в заяві не збігаються з даними в інформаційних системах ДПС;
• документи подала особа без повноважень;
• іноземна компанія з місцем ефективного управління в Україні не набула статусу податкового резидента України або відмовилася від нього.

Чим ця довідка відрізняється від схожих документів

• Довідка нерезидента. Коли українська компанія чи ФОП виплачує дохід іноземцю й застосовує договір, підставою є довідка, яка підтверджує, що отримувач — резидент країни, з якою Україна має договір, або її нотаріально засвідчена копія (п. 103.4 ст. 103 ПКУ).
• Довідка про податок, сплачений за кордоном. Щоб зарахувати іноземний податок в Україні, резидент отримує в державному органі іншої країни довідку про суму податку та базу чи об’єкт оподаткування; її легалізують, якщо міжнародний договір не передбачає іншого (п. 13.5 ст. 13 ПКУ). Військовий збір на суму іноземних податків не зменшують.

Інші пояснення для фізосіб і ФОП зібрані в розділі «Податки».

Часті питання

Скільки коштує довідка про податкове резидентство?

Нічого: за Порядком № 248 довідку і підтвердження статусу на іноземних бланках надають безоплатно. Платний лише апостиль — 51 грн (три неоподатковувані мінімуми, за даними ДПС).

Чи можна замовити довідку про податкове резидентство в Дії?

Заяву подають в Електронному кабінеті ДПС, а не в застосунку Дія. Дія.Підпис можна використати для входу до кабінету як «хмарний» кваліфікований електронний підпис. Окремої послуги в Дії для цієї довідки ми не підтвердили, тож орієнтуйтеся на кабінет ДПС.

Скільки чекати на довідку про резидентство?

До 10 календарних днів з дати, коли податковий орган отримав заяву. Якщо потрібен ще й апостиль, на нього ДПС має до 20 робочих днів.

Чи втрачається податкове резидентство України після 183 днів за кордоном?

Не автоматично. Спершу оцінюють місце постійного проживання і центр життєвих інтересів, а правило 183 днів застосовують, лише коли ці критерії не дають відповіді.

Чи можна отримати довідку про резидентство за минулий рік?

Так, Порядок не обмежує рік, за який видають довідку, тож її можна замовити за будь-який минулий рік. За поточний рік довідку теж видають, зокрема посеред року.